EU lov om tidsregistrering: Pligt til tidsregistrering af arbejdstids

Opdateret: 26/02/2024

Som følge af EU-domstolens dom angående tidsregistrering af lønmodtagers arbejdstid, har Folketinget i januar 2024 behandlet og vedtaget lovforslaget med virkning fra d. 1. juli 2024 (Folketinget, 2024).

Det betyder, at danske virksomheder nu bliver forpligtet til at få implementeret et tidsregistreringssystem der lever op til kravene om registrering af arbejdstid for alle lønmodtagere i virksomheden.

I dette blogindlæg dykker vi ned i de centrale punkter i den nye EU-lov om tidsregistrering, udforsker hvordan den påvirker danske virksomheder, og til slut kommer ind på hvordan ProjectFlow kan hjælpe din virksomhed med at opfylde disse nye krav.

Det er ikke til at undgå, at høre om de nye krav til tidsregistrering af arbejdstimer som EU-kommissionen har vedtaget med den nye lov om tidsregistrering, og som alle erhvervsdrivende taler om. Det er med god grund for det stiller store krav til måden, som danske virksomheder skal registrere medarbejdernes arbejdstid på.

Beskæftigelsesministeriet har sat gang i en bølge af ændringer med et nyt lovforslag om ændring af arbejdstidsloven, der i første omgang var forventet at træde i kraft den 1. januar 2024, men nu er blevet vedtaget og vil træde i kraft d. 1. juli 2024 (Dansk Erhverv, 2023). Dette lovforslag bringer en række forpligtelser for virksomheder, herunder implementering af et arbejdstidsregistreringssystem.

Med henblik på at sikre overholdelse af gældende regler om daglig og ugentlig hviletid samt maksimal ugentlig arbejdstid skal arbejdsgiveren indføreet objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem, der gør det muligt at måle og registrere den enkelte lønmodtagers daglige arbejdstid

Baggrund for lovforslaget om arbejdstidsregistrering

EU-Domstolens afgørelse i Deutsche Bank-sagen den 14. maj 2019 har sat scenen for dette lovforslag. Afgørelsen fastslog arbejdsgiveres forpligtelse overfor deres medarbejdere jf. § 4 b: “Med henblik på at sikre overholdelse af gældende regler om daglig og ugentlig hviletid samt maksimal ugentlig arbejdstid skal arbejdsgiveren indføre et objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem, der gør det muligt at måle og registrere den enkelte lønmodtagers daglige arbejdstid” (Folketinget, 2023). Efterfølgende ændringer i Arbejdstidsdirektivet og anbefalinger fra Beskæftigelsesministeriets implementeringsudvalg har yderligere formet det nye lovforslag.

Det nye lovforslag har til formål at sikre, at EU arbejdstidsdirektivets eksisterende regler bliver overholdt af virksomheder/arbejdsgivere i medlemslandene. De vigtigste krav, som nævnt i § 4 b, i de allerede gældende arbejdstidsregler er følgende:

11-timers reglen (daglig hviletid)

Medarbejderne har krav på en daglige hviletid på minimum 11 uafbrudte timer. Det vil sige at de må maksimalt arbejde i 13 sammenhængende timer på et døgn.

24-timers reglen (ugentlig hviletid)

Medarbejderne har krav på et helt døgns hvile i ugen, som skal være i forlængelse af den daglige hviletid. Det er typisk weekender som der er tale om her.

48-timers reglen (maksimalt ugentligt arbejdstid)

Medarbejderne må maksimalt arbejde 48 timer i ugen beregnet over en periode på 4 måneder, som kan ligge på en hvilken som helst periode i kalenderen.

Derudover, har medarbejderne også sikret rettigheder, når det kommer til pauser og natarbejde. Som det indgår i EU arbejdstidsdirektivet, referer pausereglen til at den ansatte har ret til en pause med en daglig arbejdstid på mere end 6 timer. Pausen kan ligge i det gældende tidspunkt som fastsat af virksomheden. For natarbejdere, må den ansatte i gennemsnit ikke arbejde mere end 8 timer pr. gang i en 24-timers periode, som beregnet over en hvilken som helst periode på 4 måneder. Hvilket vil sige at natarbejdere skal have en “daglig” hviletid på 16 timer i en arbejdsperiode på 24-timer (Dansk Erhverv webinar, 2024).

Vigtige elementer i den nye EU-Lov om tidsregistrering

Loven skal være med til at sikre at lønmodtagerne har muligheden for at håndhæve deres ret til hvileperioder og maksimalt arbejdstid ikke bliver overskredet, og at tidsregistreringssystemet er tilgængeligt til kontrol af Arbejdstidsdirektivet for at sikre at kravene bliver overholdt. Nogle af de vigtigste elementer i den nye tidsregistreringslov er som følgende:

Arbejdstidsregistreringssystem: Lovforslaget pålægger virksomheder at implementere et tidsregistreringssystem, der objektivt, pålideligt og tilgængeligt måler den daglige arbejdstid for hver medarbejder, på en overskuelig og gennemsigtig måde. Dette system skal også dokumentere pauser og sikre overholdelse af reglerne om hviletid og maksimal ugentlig arbejdstid.

Objektivt, referer til at tidsregistreringssystemet skal kunne bygge på fakta og registrer den faktiske arbejdstid som den enkelte medarbejder har arbejdet.
Pålideligt, vil sige at der ikke må være forskel på den faktiske arbejdstid og registrerede arbejdstid.
Tilgængeligt, hentyder til adgang og opbevaring af oplysninger. Den enkelte medarbejder skal have adgang til egne arbejdstidsregistrerings oplysninger i tidsregistreringssystemet. Arbejdsgiveren skal opbevare de registrerede oplysninger i 5 år (Folketinget, 2023).

Metodefrihed: Virksomheder får en vis grad af metodefrihed til at opfylde registreringskravene. Dette betyder, at det ikke er påkrævet at gøre det digitalt, og der er plads til fleksibilitet baseret på virksomhedens behov.

Undtagelse for Selvtilrettelæggere: Medarbejdere, der kan betegnes som “selvtilrettelæggere”, kan undtages fra visse lovbundne regler vedrørende pause, 48-timers reglen og varigheden af natarbejde. Kriterierne for denne undtagelse inkluderer ledelsesfunktioner, arbejdende familiemedlemmer og dem, hvis arbejde er knyttet til religiøse handlinger.

Opt-out-aftale: Overenskomstdækkede medarbejdere får mulighed for at indgå individuelle aftaler om at arbejde mere end 48 timer om ugen, især hvis de udfører samfundskritiske funktioner og er omfattet af overenskomstbestemte rådighedsvagter.

Hvad betyder det for danske virksomheder?

For danske virksomheder betyder dette, at de skal være forberedte på betydelige ændringer. Implementeringen af et tidsregistreringssoftware og overholdelse af de nye regler kræver en omhyggelig gennemgang af nuværende praksis og muligvis en opgradering af eksisterende systemer. Det er også nødvendigt at overveje, hvordan virksomheder håndterer undtagelser og indgår opt-out-aftaler i overenskomster.

Konsekvenserne for ikke at overholde loven og overtrædelse af de ansattes rettigheder, vil føre til bøder, sanktioner og udbetaling af godtgørelse til den/de medarbejdere hvis rettigheder bliver overtrådt (Dansk Erhverv webinar, 2024).

Sådan kan ProjectFlow 365 hjælpe med at opfylde kravene til den nye EU-lov om tidsregistrering

Hos ProjectFlow er vi klar over udfordringerne, som danske virksomheder står over for, og vores platform, ProjectFlow 365, er designet til at gøre overgangen lettere ved at tilbyde:

Brugervenlig tidsregistrering: ProjectFlow tilbyder en brugervenlig platform til registrering af daglig arbejdstid og projekttimer, hvilket minimerer risikoen for fejlregistrering.
Fast normtid: Med mulighed for fast udfyldt normtid, kan den enkelte medarbejder nemt og hurtigt registrer den daglige og ugentlig arbejdstid. Se video længer nede.
Fleksible godkendelsesprocesser: Med vores platform kan virksomheder tilpasse godkendelses-workflows for at sikre nøjagtighed og overensstemmelse med de antal timer den enkelte medarbejder har arbejdet.
Centraliseret overblik: ProjectFlow 365 giver et centralt overblik over tidsregistreringer på tværs af organisationen, hvilket ikke kun opfylder lovens krav, men også letter planlægning og ressourcestyring.
Fleksibilitet med flextid: Hvis din organisation arbejder med flextid, er ProjectFlow 365 i stand til at administrere dette, hvilket gør det lettere at overholde normtiden.
Komme/gå registrering: Med ProjectFlow kan du registrere de tidspunkter på døgnet, som du arbejder.

I følge beskæftigelsesministeriet bliver det tilladt at indsætte faste arbejdstider i arbejdstidsregistreringssystemet, så medarbejderne kun skal ændre arbejdstiden på de dage, hvor de afviger den faste normtid (Beskæftigelsesministeriet, 2023). Det gør det alt andet lige nemmere for både medarbejderen og arbejdsgiveren at registrere den faktiske arbejdstid.

I ProjectFlow 365, er det muligt at fastsætte normtiden, hvor medarbejderen kan med et klik få godkendt sine timer og nemt ændre i den når der opstår afvigelser. Se en demonstration på det i videoen her:

Enkelt tidsregistrering i ProjectFlow 365 – overhold EU-lov om tidsregistrering

Selvom den nye tidsregistreringslov kommer til at give udfordringer for virksomhederne og deres medarbejder, så behøver det ikke blive en sur pligt for de menige medarbejdere at registrere tid. Det kan hjælpe på synliggørelse af arbejdet, som udvider medarbejderens kompetencer og ansvar, og derved bruges i en MUS-samtale eller karriereplan. Dermed sagt kan det blive en gevinst for både virksomheden og den enkelte medarbejder.

Læs mere om tidsregistrering i ProjectFlow 365.

Se de mange muligheder og få en detaljeret gennemgang af tidsregistrering i ProjectFlow 365 i videoen her:

Tidsregistrering i ProjectFlow 365

Opsummering

Den nye lov om tidsregistrering af arbejdstid træder i kraft d. 1. juli 2024 som vedtaget af Folketinget i januar 2024. Det forpligter nu for alvor danske virksomheder til at få implementeret et arbejdstidsregistreringssystem for at imødekomme de nye krav til tidsregistrering af medarbejdernes arbejdstid.

Implementeringen af den nye EU lov om tidsregistrering kræver mere end blot teknologiske opdateringer. Det kræver en forståelse af de nye procedurer og en fleksibel tilgang til deres implementering. Med ProjectFlow 365 får danske virksomheder ikke kun et redskab til overholdelse af loven, men også et værktøj til at optimere arbejdsprocesserne så ressourcerne bliver brugt effektivt og der er overblik over arbejdstimerne.

Overgangen behøver ikke at være en byrde; det kan være en mulighed for at optimere arbejdsgange og skabe et mere effektivt arbejdsmiljø. ProjectFlow er klar til at hjælpe danske virksomheder med at navigere gennem disse ændringer og fortsætte med at trives i det skiftende erhvervsklima.

Vi følger udviklingen og står til rådighed for at hjælpe jeres virksomhed med at leve op til kravene med vores moderne tidsregistreringssoftware med tæt integration til Microsoft Office 365 cloud teknologier.

Kontakt os for at høre mere om tidsregistrering i ProjectFlow 365

Book en konsulent og høre mere om, hvordan vi kan hjælpe dig med at optimere jeres tidsregistrering, så I både får brugt ressourcerne effektivt og kommer til at leve op til de nye krav om tidsregistrering af arbejdstid.

Se ledige tider og book Karsten Ley Poulsen eller Thomas Rysgaard på Bookings.

Bestil demo eller prøv ProjectFlow 365 gratis

Klik i de respektive links for at bestille demo eller prøv ProjectFlow 365 gratis.

Disclaimer (Juridisk ansvarsfraskrivelse):

Vores indlæg har til formål at oplyse og dele nyheder om de nye krav til tidsregistrering, som er vedtaget i lovforslaget i Folketinget. Det er vigtigt at bemærke, at indlægget ikke har til hensigt at fungere som en juridisk fortolkning af lovforslaget og/eller som juridisk rådgivning. Derfor kan ProjectFlow A/S ikke holdes ansvarlig for eventuelle tab eller skader, der måtte opstå som følge af brugen af eller tillid til oplysningerne i indlægget. Vi anbefaler læserne at søge professionel juridisk rådgivning eller at verificere oplysningerne fra pålidelige kilder, hvis der er behov for det.