FlowIT gennemgik juni-releasen af ProjectFlow 365, hvor der bl.a. er tilføjet og forbedret følgende:
– En række nye funktioner på tværs af porteføljen, løft af ressourcestyring og tidsregistrering samt projektstyringen.
Der var også to spændende kundeindlæg; ét fra Cphbusiness om deres brug af ProjectFlow 365 og et fra Evida om projektmodel, projektprocesser og brug af ProjectFlow 365 til mere end 260 projekter årligt.
Cphbusiness: Fra Excel til ProjectFlow 365 med integrationer
Til ProjectFlow 365 brugerforum holdt Katja et spændende indlæg, hvor hun kom ind på, hvilke krav de havde til det nye projekt- og porteføljestyringsværktøj, samt hvordan rejsen fra Excel til ProjectFlow 365 har været.
Om Cphbusiness
Cphbusiness er Danmarks største erhvervsakademi, og har både kortere videregående uddannelser og forsknings- og udviklingsaktiviteter. Cphbusiness har ca. 6.000 fuldtidsstuderende, 1.500 deltidsstuderende og 430 medarbejdere.
Med mere end 15-20 forskningsprojekter, 10 store strategiske indsatser og 5 eksternt finansierede EU-projekter, kan det være svært at bevare overblikket i Excel på tværs af syv campier. Det oplevede CPH Business, hvilket gjorde, at de begyndte at lede efter et projekt- og porteføljestyringsværktøj, der kunne skabe et overblik over projekterne og ressourcerne.
Manglede overblik over projekter og ressourcer
Katja forklarede, hvorfor Cphbusiness tilbage i 2019 besluttede, at der skulle anskaffes et projektstyringsværktøj:
1. For at gå fra et decentralt setup til et centralt PMO, for at gøre det nemmere at styre på tværs af mange campier.
2. For at gå fra lokal opfølgning til en mere centralt styret opfølgning, så retningen for organisationen er klar.
a. Med ønske om transparens mellem ressourcer og værdier, viden om fremdrift og resultater og generelt et overblik over porteføljen.
3. Projektledelse er sekundært – undervisning og forberedelse er primært.
Konsekvensen af dette var, at projekterne ikke blev gennemført til tiden og ressourcerne blev brugt på noget andet. Der var behov for at øge projektmodenheden og arbejde på et mere professionelt niveau med projekterne, forklarede Katja.
ProjectFlow 365 blev valgt
Cphbusiness testede derfor en del forskellige løsninger. Katja fortalte at valget faldt på ProjectFlow, da:
– det giver en god sammenhæng mellem projekt- og porteføljeniveauet.
– ProjectFlow 365 er ikke komplekst, og kan samtidig skaleres i takt med at projektmodenheden i organisationen øges.
Vi havde en rigtig god dialog med Anders og Thomas om behovene, og hvad det er, som vi ikke vil. Fx ville vi ikke få underviserne til at indtaste timeregistrering i et nyt system, så der var nogle krav om bl.a. integrationer fra vores side af, fortalte Katja.
Resultater
Cphbusiness ønskede en hurtig opfølgning, ensformig projektstyring og transparens, og det har de fået med ProjectFlow 365.
ProjectFlow 365 har bl.a. givet følgende resultater på PMO niveau:
1. Et overblik over vores projekter, stamdata og ikke mindst forbrugt økonomi i næsten realtid.
a. Integration med vores tidsregistreringssystem mTime samt Navision for indlæsning af forbrugte kroner.
2. Et visuelt værktøj til at give direktionen et overordnet indblik i projekterne
a. Overførbare data til Power BI, som giver et rigtig godt overblik.
Power BI anvendes til direktionsoverblik, så de kan se på balancen i porteføljen – har vi fx nok projekter indenfor innovation/teknologi eller laboratorie/miljø? Og hvordan er fordelingen mellem interne/eksterne projekter?
Katja, nævnte, at det er positivt, at vi nemt selv kan tilpasse ProjectFlow til vores behov. Fx da vi ønskede at lave et nyt decentralt PMO på en campus.
Under indlægget viste Katja blandt andet også skærmbilleder af deres porteføljeoverblik og af deres Power BI, som i dag er gået hen og blevet et dialogværktøj til direktionsmøder.
Næste skridt
Næste fase i udrulningen er projektniveauet, som Cphbusiness nu er i gang med at implementere til projektlederne, så de arbejder mere detaljeret med bl.a. projektplanlægning.
Der er også efterspørgsel efter mere detaljeret indsigt i timeforbruget, så de forskellige projektledere – udover en samlet total på timeforbruget – også kan se timeposteringerne på projektet, som også fremgår.
Der blev klappet ad Katjas indlæg.
Anlægsprojekter, digitalisering og strategiprojekter hos Evida
Om Evida
Evida er det nationale gasdistributionsselskab. Evida designer, driver og vedligeholder gasdistributionsnettet i Danmark, som er en del af Danmarks kritiske infrastruktur. Evida har 450 medarbejdere, og tager også del i den grønne omstilling ved at tilslutte biogasanlæg til gasnettet.
Evida har ca. 260 projekter på årsbasis fordelt på anlæg, it, strategi og drift. Alle projekter er bemandet med styregruppe, projektejer, projektleder og projektgruppe.
Projektmodel implementeret i ProjectFlow 365
Jesper gennemgik Evidas nye projektmodel, som Jesper har været med til at udvikle for Evida.
Evidas overordnede flow ser således ud:
Evidas projektmodel er med til at ensarte projektgennemførelsen i organisationen, og selvom det er frivilligt om man vil bruge projektmodellen, er det obligatorisk at oprette alle projekter i ProjectFlow 365. Derudover er der også et krav om én månedlig statusrapport på fremdrift/økonomi/etc.
Anvendelsen af ProjectFlow
Jesper demonstrerede Evidas ProjectFlow 365 løsning. Projektmodellen spiller en meget stor rolle i, hvordan vi faktisk benytter ProjectFlow, fortæller Jesper.
I dag bruger Evida ProjectFlow 365 til:
– oprettelse af projekter
– udstilling af værktøjskassen
– rapportering og overblik
– forventet ressourcetræk
– ledelsesrapporter med dynamiske PowerPoints til ledelsen og egne projekter
– udtræk til Power BI til hele organisationen
– vejledelse i forbindelse med projekter
Derudover kan alle data trækkes ud i en PowerPoint-præsentation, hvilket gør at:
1. ledelsen selv kan gå ind og generere rapporter, og ikke bede projektlederne om det
2. alle rapporter er ensformige, og projektlederne får derfor det samme materiale hver gang
Anlægsprojekterne er ens opbygget, og derfor anvendes projektkopieringsfunktionen til disse projekttyper.
Vejledninger fra projektmodellen er indbygget inde i ProjectFlow, så de vejledende tekster er nemt tilgængelige direkte i værktøjet. ProjectFlow anvendes til at skabe indsigt i, hvor projektet er henne.
Porteføljeoverblikket er opdelt fx på projekttyper (anlæg, strategi etc.) og en samlet PowerPoint genererer et godt ledelsesoverblik. Der afrapporteres til styregrupper og afrapporteringen til direktionen er månedlig.
Office 365 integrationen i ProjectFlow 365
Under indlægget kom Jesper bl.a. også ind på, hvordan integrationen til Office 365 har gjort det lettere for projektledere at finde frem til informationer og vejledninger i en værktøjskasse, som automatisk oprettes projektets Team i Teams.
I værktøjskassen er alle faser af projektmodellen i mapper, så brugerne har en ensartet struktur på alle projekter.
Fordele ved ProjectFlow
Det er i ProjectFlow, vi starter projekterne, og det er her vi kommer op i et helikopterperspektiv og får overblik over hele projektporteføljen. Det er også i ProjectFlow, hvor vi samler vores projekter, og det har været med til at skabe transparens og en mere ensartet projektstyring, nævner Jesper.
Ligeledes er vores ledere er rigtig glade for selv at kunne trække rapporter, fortsætter Jesper.
Fremtiden
Der vi skal til at udbygge med risikostyringen i ProjectFlow, som Evida skal flytte fra Excel til værktøjet i ProjectFlow. Endvidere skal vi udbygge ressourcestyring og Power BI-rapporteringen og måske integration af realiserede tidsregistreringer med Dynamics 365, hvor tidsregistreringen sker.
Der blev klappet ad Jespers indlæg.
Næste brugerforum er den 15/9 i det nye HC Andersens Hus
I anledning af FlowIT’s 20-års fødselsdag inviterede FlowIT alle til fysisk brugerforum i eventyrlige omgivelser. Vi bor i Odense, og vi vil derfor gerne invitere dig i H.C. Andersens Eventyrhus på Restaurant Deilig. Det nye hus er indviet i 2021 og tegnet af den japanske stjernearkitekt Kengo Kume, og ligger i smukke og idylliske omgivelser. Læs mere om det nye museum.
Mange hilsener fra
alle os i FlowIT A/S