Videndeling, god dialog og en præsentation af alle de nyeste features i ProjectFlow var hovedemnerne i årets andet brugerforum for vores ProjectFlow kunder.
Et event vi altid ser meget frem til hos ProjectFlow og vi værdsætter den feedback og dialog, der bliver skabt omkring på brugerforummet.
Til dette brugerforum havde vi fornøjelsen af at høre om Dansk Almennyttigt Boligselskab (herefter DAB) erfaringer med ProjectFlow, hvor Jan fortalte om deres brug af ProjectFlow 365.
Nyeste features og kommende release
Jacob fra ProjectFlow gennemgik den nye ressourcestyringsfunktionalitet i den kommende release, som rulles ud i juni og august. Det glæder vi os meget til.
Med den nye funktionalitet bliver den overordnede ressourceplan koblet med opgavestyringen, så der kan detailplanlægges tid på de forskellige opgaver, og denne allokering afspejles i ressourceplanen.
Den kommende release af ProjectFlow indeholder desuden central tilpasning af formularer (hvis du har administratorrettighed), nye features i tidsregistreringsmodulet, som blandt andet komme/gå funktion, timeoversigt på projektniveau og tidsregistreringsaktiviteter målrettet til afdeling.
Kunstig intelligens i ProjectFlow?
Anders fra ProjectFlow A/S holdte et spændende oplæg om kunstig intelligens og de mange muligheder som det har bragt med sig. Som Microsoft-partner, har ProjectFlow A/S fået adgang til OpenAI’s teknologi på samme platform som ProjectFlow.
I oplægget blev der naturligvis fokuseret på, hvad AI kan bruges til i en PPM/PM sammenhæng, og her kom Anders ind på de forskellige potentielle muligheder, som bl.a.:
- Intelligent opgavefordeling: bruge AI-algoritmer til at analysere projektets krav, teammedlemmernes færdigheder og arbejdsbelastningen for at tildele opgaver intelligent til de mest passende teammedlemmer
- Optimering af ressourcer: AI kan analysere historiske projektdata og forudsige ressourcebehovet for fremtidige projekter, hvilket hjælper med ressourceallokering og optimering af udnyttelsen. Det kan også foreslå alternative ressoucemuligheder baseret på tilgængelighed og færdigheder.
- Intelligent planlægning og tidsstyring: AI-algoritmer kan hjælpe med at oprette projektplaner ved at tage højde for afhængigheder, ressourcers tilgængelighed og begrænsninger. Det kan automatisk justere tidsplaner baseret på ændringer i projektvariabler og give anbefalinger til at optimere tidsplanerne.
- Automatiseret rapportgenerering: AI kan automatisere processen med at generere projektrapporter ved at udtrække relevant data, analysere nøglemålinger og oprette visuelle repræsentationer. Dette sparer tid og forbedrer nøjagtigheden og konsistensen af rapporteringen.
ProjectFlow A/S har lavet integrationen, så der er mulighed for at anvende kunstig intelligens (ChatGPT) i ProjectFlow. Vi skal i fællesskab finde de række anvendelsesscenarier, som skaber værdi for brugerne. Vi inviterer derfor vores kunder til en workshop omkring ideer til anvendelse af kunstig intelligens i ProjectFlow 365 efter sommerferien.
Oplæg fra DAB (Dansk Almennyttigt Boligselskab)
Jan fra DAB (Dansk Almennyttigt Boligselskab), præsenterede organisationen. DAB er et administrativt selskab, der administrerer 51 almene boligselskaber med i alt 500 boligafdelinger, 51.000 almene boliger, 80.000 beboere og 1.500 beboerdemokrater. De administrerer også ca. 5.000 kommunale boliger for syv kommuner og håndterer omkring 100.000 ansøgere. Organisationen har et hovedkontor på Frederiksberg og fem lokalkontorer. DAB har omkring 1.000 medarbejdere, heraf 250 administrativt personale.
Projekterne hos DAB styres af 10-12 projektledere, der arbejder på tværs af afdelinger. Der er et projektorgan, der følger op på projekterne og sikrer fremdrift. DAB arbejder med både digitale og strategiske projekter. Projektlederne anvender ProjectFlow som det overordnede projektstyringsværktøj, hvor de arbejder med opgaver, som indlæses fra Planner. Planner er integreret med Gantt-kortet i ProjectFlow, hvilket muliggør allokering af medarbejdere uden direkte adgang til ProjectFlow. Når en opgave er færdig i Planner, opdateres det automatisk i ProjectFlow.
Rapporteringen foretages i ProjectFlow, og data udstilles for ledelsen i en række forskellige Power BI-rapporter, hvor de får et målrettet overblik over projekterne. Power BI er opdelt efter prioritet, faggrupper og underporteføljer for at give et overblik med udgangspunkt i terminologi og systemlandskab hos DAB.
” Vi har med ProjectFlow 365 fået skabt et overblik over projekterne og en ensartet måde at arbejde på ved at it-understøtte vores projektmodel.”
Jan, DAB
Jan fremhævede, at implementeringen af ProjectFlow har hjulpet DAB med at gå fra ustruktureret arbejde uden overblik til en mere struktureret tilgang til projektafviklingen og rapporteringen. ProjectFlow har skabt et overblik over projekterne, og rapporteringen i ProjectFlow 365 har gjort det lettere at holde styr på projekterne på et overordnet niveau.
ProjectFlow har også bidraget til at skabe et samlet overblik og estimere belastningen på tværs af organisationen. Det har givet ledelsen hos DAB et bedre forståelsesgrundlag for de forskellige afdelingers udfordringer og har skabt diskussion om, hvad der skaber værdi for virksomheden. Det har også skabt en bedre forståelse for, at ens eget projekt måske ikke er så vigtigt, når der er et andet projekt med.