ProjectFlow 365 brugerforum med kundeindlæg fra Skattestyrelsen og præsentation af nye funktioner
Torsdag den 5. september afholdte vi ProjectFlow 365 brugerforum for vores kunder, hvor vi gennemgik de nye funktioner i ProjectFlow 365.
På brugerforummet blev der også præsenteret fra Skattestyrelsen om, hvordan de bruger ProjectFlow 365 til at arbejde effektivt med de mange projekter som de har i organisationen, som du kan læse mere om her i bloggen.
Mange tak til Amanda fra Skattestyrelsen for den fornemme præsentation og tak til vores kunder som deltog i eventet. Det var fantastisk med de gode spørgsmål og feedback.
Eksekvering af kontrolprojekter i Skattestyrelsen
Amanda, Skattestyrelsen
På brugerforum præsenterede Amanda fra Skattestyrelsen IPlan ProjectFlow, som er Skattestyrelsens projektstyringsværktøj til at håndtere kontrolprojekter. Kontrolprojekter bidrager til, at der effektivt bliver fulgt op på, om de rigtige skatter og afgifter bliver betalt.
Amanda er procesejer. Procesejeren er bindeled mellem brugerne og leverandøren (ProjectFlow A/S). Skattestyrelsen har 5.400 ansatte. Over 1.900 medarbejdere har mere end 10 års anciennitet. 2/3 af medarbejderne er kvinder, og over 100 forskellige uddannelsesbaggrunde er repræsenteret i organisationen, hvilket skaber en arbejdsplads med erfaring og diversitet til løsning af en kompleks opgaveportefølje.
Baggrund
Skattestyrelsen har i mange år anvendt et egenudviklet system kaldet IPlan til opfølgning på kontrolprojekter på tværs af en række fagområder såsom person- og virksomhedsskat, moms, selskabsskat og punktafgifter.
Arbejdsgangene i IPlan-systemet var velimplementerede hos et stort antal brugere, og derfor ønskede Skattestyrelsen konvertering af funktionalitet fra det gamle system til IPlan ProjectFlow, som den nye projektstyringsløsning blev kaldt for at skabe genkendelighed.
Vi ønskede at få en 1 til 1-konvertering af vores eksisterende løsning, og det fik vi. Det har gjort overgangen fra den gamle til den nye løsning meget let, hvilket var vigtigt for os. Vi er meget glade for samarbejdet med ProjectFlow A/S og har fået leveret en rigtig god løsning.
Amanda, Skattestyrelsen
ProjectFlow A/S blev valgt som leverandør efter et SKI-udbud.
Udviklings- og Forenklingsstyrelsen gennemførte implementeringsprojektet succesfuldt inden for tid, økonomi og scope i tæt samarbejde med Skattestyrelsen og ProjectFlow A/S.
Mange projekter og brugere samt seks integrationer
Skattestyrelsen har mere end 300 projektkoordinatorer og projektejere, og årligt er der over 100 projekter registreret, hvoraf mange har en længere varighed (1-15+ år). IPlan ProjectFlow indeholder i alt ca. 1.600 projekter, hvoraf en del er migreret fra den tidligere løsning.
Mere end 500 medarbejdere har direkte adgang til systemet, mens over 3.000 er indirekte i kontakt med IPlan ProjectFlow. Systemet er integreret med seks andre systemer og tilbyder en bred vifte af funktioner som resultatopgørelser, ressourceallokering, månedlige statusrapporter, manualer og synliggørelse af tidsregistreringer fra SAP-systemet.
Amanda fra Skattestyrelsen demonstrerede et projekt om social dumping i IPlan ProjectFlow. Amanda demonstrerede online, hvordan der registreres og følges op på bl.a. KPI’er og ressourceforbrug. Relevant viden er samlet ét sted, hvilket er essentielt ved projektdeltagerudskiftning, så viden ikke går tabt. Søgefunktionen blev også fremhævet som en vigtig feature, da det gør det nemt og hurtigt at finde og dele relevant viden.
Flere specielle funktioner i forbindelse med implementeringen af IPlan ProjectFlow er blevet udviklet og er efterfølgende blevet implementeret i standard ProjectFlow 365. Fx funktionen ”Send til deltagere” på ”Deltagere”. ProjectFlow A/S takkede Skattestyrelsen for bidragene til standardproduktet.
Implementering og proaktiv opfølgning i fagområderne
Skattestyrelsen har arbejdet intensivt med implementering af IPlan ProjectFlow hos brugerne. Det er gjort ved at oprette en superbrugergruppe, en referencegruppe, og der er udviklet manualer og træningsvideoer, som kan hjælpe brugerne på vej.
En vigtig funktion er et overbliksbillede, hvor der skabes overblik over brugerne i de forskellige fagområder og deres anvendelse af IPlan ProjectFlow. Hvis der fx er en begrænset anvendelse i et fagområde, så kan der proaktivt målrettes træning mod disse fagområder.
Gevinsterne ved iPlan ProjectFlow
En af de største fordele ved IPlan ProjectFlow er den nemme implementering, da det var en 1 til 1-konvertering, og projektmodel, opbygning og begreber var derfor kendt stof for brugerne.
De nye funktioner i IPlan ProjectFlow gavner vidensdelingen omkring kontroller på tværs af vores organisation, og vil dermed bidrage til et yderligere løft af vores kontrolindsats
Amanda, Skattestyrelsen
Det er også meget nemmere at udvikle ny funktionalitet, da det gamle system var forældet og usupporteret.
Fremtiden – nye funktioner til vidensdeling
Amanda præsenterede skitser i faciliterings- og modelleringsværktøjet Miro omkring brugergrænsefladen på de kommende funktioner.
Ved at få indsamlet ny viden i kraft af del- og slutevalueringer i IPlan ProjectFlow bliver data søgbart og kan deles internt, hvilket er utroligt vigtigt. Derved kan vigtig viden genbruges internt. De nye funktioner implementeres i løbet af efteråret.
Endelig arbejder Amanda på at udvikle nye funktioner i IPlan ProjectFlow, så en større andel af Skattestyrelsens ansatte kan få gavn af projektstyringsværktøjet i deres arbejde.
Webinarer om Fortes Change Cloud og Azure DevOps integration
På brugerforummet havde vi besøg af Marco Efftink fra vores hollandske søsterselskab, som inviterede til et webinar Fortes Change cloud til kobling af strategi og projektportefølje. Klik her for at tilmelde dig webinaret den 29. oktober.
Konsulentchef Anders Sylvest inviterede også til et webinar om ProjectFlow og Azure Devops integration. Klik her for at tilmelde dig webinaret den 2. oktober.
